山东省人力资源社会保障业务电子档案管理办法（试行）

山东省人力资源社会保障业务电子档案

管理办法（试行）

 

总  则

 

第一条  为规范电子档案管理，明确电子档案效力，为网上政务服务提供支撑，制定本办法。

第二条  本办法适用于人力资源社会保障部门、申请人（含公民、法人、其他组织）在业务处理过程中产生的电子文件归档与电子档案管理（涉密档案除外）。

第三条  电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第四条  人力资源社会保障部门按照规范形成的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。

第五条  人力资源社会保障部门办理公民、法人和其他组织的申请事项时，可以通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，不再另行要求申请人提供内容相同的证明文件。

第六条  通过电子档案管理系统提取、确认的证明文件，视为符合法律、法规规定的要求。法律、法规、规章另有规定的除外。

第七条  电子文件归档和电子档案管理工作分工如下:

（一）各级人力资源社会保障部门办公室负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，指导业务部门提出业务系统电子文件归档功能要求;负责电子档案的保密管理，指导业务部门做好电子文件归档等工作；负责电子档案归档和管理工作的督导检查。

（二）各级人力资源社会保障部门业务处（科）室负责电子文件的收集、整理、著录、移交归档等工作，在同级人力资源社会保障部门办公室指导下做好电子档案编目、管理等工作。

（三）各级人力资源社会保障部门信息化工作机构负责依据标准设立业务系统电子文件归档功能，负责电子档案管理系统的建设与应用培训，为电子档案管理提供信息化支持。

第八条  电子文件归档与电子档案实行全程、集中管理,执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对全过程实行监控，确保电子档案的真实性、准确性、完整性与可用性。

 

 电子文件的收集与整理

 

第九条  电子文件及其元数据的收集，应在业务系统办理过程中完成。业务部门应当全面、完整地收集电子文件，电子文件内容信息与其形成时的内容信息保持一致。

电子文件元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据，应与电子文件一并收集、归档。

第十条  电子文件应当按照以下要求进行整理：

（一）在电子文件拟制、办理或收集过程中完成分类、排序、命名、期限、存储等整理活动。

（二）一般以“件”为管理单位整理电子文件，特殊情况下，也可根据实际以“卷”为管理单位进行整理。

（三）电子文件的排序、分类等执行纸质文件归档整理有关政策规定。

（四）归档电子文件保管期限分为永久、定期30年或定期10年等，与对应归档的纸质文件档案保管期限一致。

第十一条  电子文件应当按照规则命名，命名规则应体现电子文件与相应元数据的关联，具体要求如下：

（一）采用完整、准确的电子文件题名命名。

（二）应当与纸质文件名称一致。

 

 电子文件归档范围

 

第十二条  电子文件归档范围：

（一）反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各类电子文件及其元数据。

（二）文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

（三）照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821，科技类电子文件的归档范围按照GB/T 1822-2008。

（四）各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

第十三条  文书类电子文件中应归档的元数据按照DA/T 46-2009等标准执行，至少包括：

（一）题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

（二）记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为事件和机构人员名称等元数据，记录内容包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

 

 电子文件归档程序

 

第十四条  业务处（科）室在归档过程中完成电子文件及其元数据的清点、鉴定、填写电子文件归档登记表等归档工作。

第十五条  业务处（科）室根据同级人力资源社会保障部门办公室要求清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等内容。

第十六条  业务处（科）室应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定。

第十七条  业务处（科）室将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理电子文件及元数据过程中记录登记行为，登记归档电子文件。

第十八条  各级人力资源社会保障部门办公室在业务处（科）室配合下依据清单、鉴定结果，按批次或归档年度填写电子文件归档登记表，完成电子文件的归档。

    

 电子文件归档时间与归档方式

 

第十九条  业务处（科）室应及时将电子文件及元数据归档，按月、季或半年确定业务档案归档周期，最长不超过半年。

第二十条  电子文件及其元数据的归档应当基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成。

第二十一条  应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明。

 

 电子档案的编目

 

第二十二条  业务处（科）室应当对电子档案与纸质档案进行同步整理、审核编制档号等编目活动。

第二十三条  业务处（科）室应当采用文件级档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据。

第二十四条  业务处（科）室应当将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统正式库，并分类、有序地存储电子档案及其组件。

第二十五条  应对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核和确认，对不合理或不准确的应进行修正。

第二十六条  应在整理审核基础上，对电子档案、纸质档案重新排序,并依据排序结果编制文件级档号。

 

 电子档案的利用

 

第二十七条  电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。

第二十八条   根据工作岗位、职责等要求，在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限，为相关业务系统设置电子档案管理员。

第二十九条  利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。

第三十条  电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。

第三十一条  对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。 

 

 电子档案的存储与备份

 

第三十二条  应当为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。

第三十三条  电子档案管理系统应当逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

第三十四条  在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。

第三十五条  结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案真实、完整、可用和安全基础上，实施电子档案及其元数据、管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

 

 电子档案的移交与销毁

 

第三十六条  到期电子档案移交前，应进行解密审查。电子档案的解密审查应由档案部门、保密部门共同实施，必要时可协商相关职能部门。解密审查意见经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。

第三十七条   保管期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起5年内应向同级人力资源社会保障部门办公室移交，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》和办公室的要求执行。

第三十八条   纸质、银盐感光材料等各门类传统载体档案应以数字副本及其目录数据移交进馆，以确保移交年度内数字档案资源的完整性。纸质档案数字化转换应按照DA/T 31、ISO/TR 13028-2010以及办公室的要求执行。

第三十九条   办公室应根据本单位档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出被鉴定对象的续存或销毁意见，必要时可与相关职能部门协商。销毁鉴定意见经上级领导或主管部门审核批准后实施。电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。

第四十条   应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理过程元数据、审计日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。

第四十一条   应销毁电子档案的离线存储介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

第四十二条   应填写电子档案销毁登记表并归档保存。

 

第十章  附  则

 

第四十三条  本办法由山东省人力资源和社会保障厅负责解释。

第四十四条  本办法自2019年3月1日起施行，有效期至2021年2月28日。

 

附件：山东省人力资源社会保障业务电子档案技术规范

附件     

 

山东省人力资源社会保障业务电子档案

技术规范

 

一、规范性引用文件

山东省人力资源社会保障（以下简称“人社”）业务电子档案管理办法遵循国家信息化建设的相关法律法规和标准规范。 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改版）适用于本文件。

DA/T 1 档案工作基本术语

DA/T 6 档案装具

DA/T 12 全宗卷规范

DA/T 13 档号编制规则

DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范

DA/T 18 档案著录规则

DA/T 22 归档文件整理规则

DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

DA/T 31 纸质档案数字化技术规范

DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求

GB/T 2260-2007 中华人民共和国行政区划代码

GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

GB/T 27768 社会保险服务总则

 GB/T 27769 社会保障服务中心设施设备要求

GB/T 7156-2003文献保密等级代码与标识

GB/T 9704-2012党政机关公文格式

GB/T 11821-2002照片档案整理规范

GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 12628-2008 硬磁盘驱动器通用规范

 GB/T 17678-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T 20988-2007 信息安全技术信息系统灾难恢复规范

GB/T 26183.1-2010 信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:原则(ISO 23081-1,IDT）

GB/T 29194-2012  电子文件管理系统通用功能要求

JGJ25 档案馆建筑设计规范

    二、术语和定义

下列术语和定义适用于本文件

1．电子文件

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

2.电子档案

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3.元数据

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4.组件

构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。

5.真实性

电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

6.可靠性

电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反应的事物、活动或事实的性质。

7.完整性

电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

8.可用性

电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9.业务系统

形成或管理人社机构活动数据的计算机信息系统。

示例：就业和人才服务系统、人事人才系统、劳动关系系统、社会保险系统、网上服务系统等促进人社部门事务处理的应用系统。

10.电子档案管理系统

对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

11.采集

对电子文件、电子档案进行收集和存储的方法与过程。

12.归档

将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件向档案部门提交的过程。

13.移交

按照国家规定将电子档案的保管权移交档案部门的过程。

14.登记

电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。

15.转换

在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体换成到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

16.迁移

在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

三、档号编制要求

1. 应按照DA/T 13-1994 等标准以及电子档案全程管理要求确定档号编制规则。

2. 应采用同级国家综合档案馆档号编制规则为室藏电子档案、纸质档案编制档号。

3. 档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案。

4. 以档号作为电子档案命名要素时，计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识。

四、电子档案备份要求

1.电子档案在线备份与灾难备份的基本要求如下:

（1）宜采用磁带备份系统进行在线备份，应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份。

（2）电子档案数量达到一定量且条件许可时，可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份。

（3）本单位建设灾难备份中心时，应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中，进行同步分析、设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应参照GB/T 20988-2007等标准执行。

2.电子档案离线备份的基本要求如下:

（1）应采用一次写光盘磁带、硬磁盘等离线存储介质，参照GB/T 2828.1-2012、GB/T 12628-2008、GB/T 17678-1999、DA/T 15-1995、DA/T 38-2008等标准实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统配置数据、日志数据等的离线备份。

（2）电子档案离线存储介质至少应制作一套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第二套、第三套离线存储介质,并在装具上标识套别。

（3）应对离线存储介质进行规范管理，按规则编制离线存储介质编号,按规范结构存储备份对象和相应的说明文件，标识离线存储介质，禁止在光盘表面粘贴标签。

（4）离线存储介质的保管除参照纸质档案保管要求外，还应符合下列条件:

  ---应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层;

  ---应装盒，竖立存放或平放，避免挤压;

  ---应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离;

  ---保管环境温度选定范围:光盘17℃-20℃，磁性载体15℃-27℃ ;相对湿度选定范围:光盘20%-50%，磁性载休40% -60%。具体要求见DA/T 15-1995 、DA/T 38-2008。

（5）应定期对磁性载体进行抽样检测，抽样率不低于10%;抽样检测过程中如果发现永久性误差时应扩大抽检范围或进行100%的检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新。

（6）对光盘进行定期检测，检测结果超过三级预警线时应立即实施更新。

（7）离线存储介质所采用的技术即将淘汰时，应立即将其中存储的电子档案及其元数据等转换至新型且性能可靠的离线存储介质之中。

（8）确认离线存储介质的复制、更新和转换等管理活动成功时，再按照相关规定对原离线存储介质实施破坏性销毁。

五、电子档案转换或迁移说明

1. 出现以下但不限于以下情况时,应实施电子档案及其元数据的转换或迁移:

（1）电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换。

（2）因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换。

（3）支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施电子档案管理系统电子档案及其元数据的迁移。

（4）电子档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。

2.应按照确认转换或迁移需求、评估转换或迁移风险，制定转换或迁移方案，对电子档案及其元数据进行转换或迁移。

3.应在确保电子档案的真实、可靠、完整和可用基础上，参照ISO13008-2012等标准实施电子档案及其元数据的转换或迁移。

4.应在确定转换或迁移活动成功实施之后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。

5.电子档案及其元数据库的转换、迁移活动应记录于电子档案管理过程元数据中，并填写电子档案格式转换与迁移登记表。

6.重新对经过格式转换后的电子档案及其元数据进行备份。

六、电子档案影像技术标准

为加强纸质档案的采集标准管理，依据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），山东省人社业务档案资料影像化的事中扫描、事后扫描、历史档案影像化加工等所有影像化工作均应遵守以下技术标准：

1.影像色彩模式

影像色彩模式根据档案的不同情况可选择黑白二值、灰度、彩色几种模式，选择原则如下：页面为黑白两色，字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度较差或带有插图的档案，采用灰度模式进行扫描；页面中有红头、印章、或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式进行扫描。

2.影像分辨率

影像分辨率选择以图像清晰为目的，不得低于200dpi。彩色模式下不得低于300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等可适当提高分辨率。照片以原色彩为准，采用300-600dpi进行扫描。

3.影像质量

（1）影像排列顺序、文件内容应与档案原件保持一致，不得缺页。

（2）图像的偏斜度、清晰度、失真度为影像的重要质量标准。偏斜度要求以达到视觉上基本不感觉偏斜为标准，图像方向应符合阅读习惯，不得倒置；图像中不得出现黑点、黑线、黑框、黑边等影响图像质量的杂质。

（3）对大幅面档案需采用分区扫描形成多幅图像的情况，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，保证档案影像的完整性。

（4）图像应进行裁边处理，去除多余白边，以有效缩小影像文件容量，节省存储空间。

4.影像存储格式

采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应在保证扫描的图像清晰可读前提下，尽量减小存储容量。

图像存储可根据查询需要组织形成PDF、CED等格式。

5.影像文件命名规则

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

多页文件采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

七、电子文件归档格式

1.电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。

2.电子文件应以通用格式形成、收集、归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T47-2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。

3.以文本、位图文件形成的电子文件应按要求归档。

4.电子文件及其元数据归档接口通常包括但不限于以下三种:

（1）webservice归档接口。

（2）中间数据库归档接口。

（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

八、业务系统与电子档案管理系统

1.业务系统电子文件归档功能应包含以下几个方面：

（1）应能按电子档案归档范围、电子文件收集及管理给出的相关要求，形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。

（2）应内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电子文件形成或支持办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据。

（3）应能以单个流式文档集中记录电子文件拟制、办理过程中对其进行的全部修改信息。

（4）能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系。

（5）能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据。

（6）能对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计。

（7）需通过业务系统开展电子档案管理活动时，业务系统电子档案管理功能应参照GB/T29194-2012、ISO 16175-3:2010等标准执行。

2.电子档案管理系统基本功能应包含以下几个方面：

（1）电子档案管理系统基本功能和可选功能应参照GB/T 29194-2012、DA/T 31、ISO 13028-2010、 ISO 16175-2:2011等标准以及同级国家综合档案馆的相关要求执行。

（2）应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能。

（3）应具备电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。

（4）应具备电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。

（5）应具备系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等功能。

（6）应具备各门类纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号等功能。

（7）应具备纸质档案数据化以及纸质档案数字副本管理功能。

3.档案信息化基础设施应满足以下几个方面的要求:

（1）档案信息化基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。

（2）应为档案部门配备局域网、政务网和互联网等网络基础设施，网络性能应能适应各类电子文件、电子档案传输和利用的要求。

（3）应配备与电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。

（4）应配备与电子档案管理系统相适应的安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙等设备。

九、电子档案管理系统安全管理

1.电子档案管理系统安全管理应参照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》、涉密计算机信息系统分级保护等规定执行。

2.应建立电子档案管理系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。

3.电子档案管理系统以及档案信息化基础设施、信息安全设施等各种设备的选型、采购应符合国家有关信息安全和知识产权保护等方面的规定。

4.支撑电子档案管理系统运行的网络应与互联网物理隔离，与互联网设备之间的数据传输应通过一次性写入光盘实施。

5.严格管理电子档案管理系统的专用离线存储介质及共用账户,定期查杀病毒，监控非授权用户的登录与操作行为。

6.应制定并实施电子档案管理系统应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急响应和奖惩等应急处置机制。

（来源：山东省人力资源和社会保障厅）